Как перейти на «удаленку»: лайфхаки для руководителей и персонала

Каждое утро, просыпаясь от будильника, большинство сотрудников офисов и компаний мечтали об удаленной работе. На первый взгляд, это действительно очень привлекательный вариант: сам себе устанавливаешь рабочий график, в любое время делаешь перерыв, обедаешь на собственной кухне, да еще и не тратишь время на дорогу. Но сейчас, когда многие компании перевели персонал на удаленную работу, выяснилось, что все не так радужно.

Удаленная работа: проще или сложнее?

Удаленный формат работы оказался настоящим испытанием как для руководителей, так и для сотрудников. Первые уверены, что без постоянного контроля никто не будет выполнять работу качественно и своевременно. Вокруг масса дел и соблазнов: семья требует внимания, никаких запретов на соцсети и компьютерные игры нет, а еще нужно заниматься готовкой, стиркой уборкой. Неудивительно, что руководители не ждут ничего хорошего от таких работников.

Однако и многих сотрудников ждет неприятный сюрприз. Дома довольно сложно сохранять рабочий настрой, концентрировать внимание на рабочих моментах, не отвлекаться. В офисе работать значительно легче, и успевать можно намного больше.

Но не стоит впадать в панику. В первые дни удаленной работы неизбежно возникает некоторый хаос, непонимание, растерянность, к которым при правильном подходе со временем все адаптируются.

Что делать руководителю?

Для организации удаленной работы необходимо наличие компьютера у каждого сотрудника и хорошо работающего интернета. Это первоочередная, но самая базовая задача. Обязательно нужно создать общий чат для общения, а также составить календарь, в котором четко будут обозначиены задания, их исполнители и отведенные на выполнение сроки.

Есть 7 действенных лайфхаков для управления персоналом на «удаленке»:

1. Обеспечьте максимальную ясность и прозрачность нового формата работы: напишите памятку, установите рабочий график, укажите часы, в которые сотрудники обязательно должны быть на связи и время проведения общих онлайн-конференций.

2. Поясните людям, к кому следует обращаться, если возникнут трудности (и рабочие, и личные).

3. Создайте отдельный чат для «нерабочей» переписки – люди наверняка будут ощущать недостаток общения. Там можно рассказывать о новостях компании, чтобы все по-прежнему чувствовали себя частью одной команды.

4. Пользуйтесь видеосвязью: проводите онлайн-конференции в начале дня. Это помогает войти в рабочий темп и настроиться на выполнение определенных задач.

5. Подводите итоги в конце каждого дня, обсуждайте сложности и достижения.

6. Создайте формы для отслеживания результатов работы, для отчетов. Для этого можно воспользоваться специальными программами или разработать что-то свое.

7. Не пытайтесь контролировать каждый шаг сотрудников, но требуйте конечного результата.

Очень важно организовать рабочий процесс не только в техническом плане, но и в части психологического комфорта. Подумайте о мотивации и не стесняйтесь поощрять достойные результаты. А еще запланируйте приятное и интересное всем событие после возвращения в офис. Это может быть, например, корпоративный праздник, тимбилдинг или просто совместный выезд на природу.

Секреты «удаленки»

Работников, которые привыкли трудиться в офисах, тоже ждут непростые времена. Если вы всегда считали, что работа теперь будет занимать значительно меньше времени и представляли себе «удаленку» как пару часов с ноутбуком под пальмой и с бокалом мартини, забудьте обо всем этом. В реальности все выглядит совершенно иначе, и к этому придется привыкнуть. Чем быстрее адаптируетесь, тем меньше будет стресса и тем лучше результат.

Вот ряд способов организовать удаленную работу так, чтобы она приносила результат, а не проблемы:

1. Главное – это дисциплина. Кому-то легко установить для себя четкий распорядок и неукоснительно его придерживаться, а кто-то не может обойтись без дополнительных стимулов. Во втором случае стоит организовать работу вместе с коллегами: ставить общие задачи, действовать в команде.

2. Обустройте для себя комфортное рабочее место, где есть все необходимое и нет ничего лишнего.

3. Если вам необходимо отлучиться, сообщайте в общем чате, когда вернетесь. Тогда перерыв не затянется из-за «неотложных» дел вроде интересной передачи по ТВ.

4. Не включайте телевизор в рабочее время.

5. Составляйте расписание на день любым удобным способом: на бумаге, в телефоне, в компьютерной программе. Отмечайте выполненные дела и анализируйте, какое время занимает каждое из них. Это поможет более точно выстраивать свой график.

6. Объясните семье, что у вас не отпуск и не каникулы, вы продолжаете работать. Точно распределите время: когда вы работаете, а когда играете с детьми или смотрите фильм с супругой.

7. Следите, чтобы в почте и мессенджерах не накапливалась лишняя информация, так как это не способствует структурированной работе, а найти нужные данные становится сложно.

8. В свое рабочее время ограничьте общение в мессенджерах и чатах. Поболтать с друзьями и знакомыми можно в другое время. Сообщения «не по теме» отвлекают и мешают сосредоточиться. В результате вы делаете ошибки, и приходится тратить дополнительное время на их исправление.

9. Не забывайте о физической активности. Периодически делайте перерывы, чтобы размять и растянуть мышцы.

Желательно также сохранить прежний режим дня. Удаленная работа часто дает возможность позже вставать по утрам и позже ложиться спать. Но такие изменения не лучшим образом повлияют на организм, добавив переживаний на тему «я ничего не успеваю».

Как сохранить здоровье на удаленной работе?

Во время карантина изменяется и режим питания. Больше времени дома – больше перекусов, чаще всего неполезных. Несмотря на то, что холодильник теперь находится в шаговой доступности, старайтесь придерживаться принципов здорового питания. И не забывайте, что физической нагрузки стало заметно меньше. К слову, избежать походов в магазин за продуктами помогают услуги службы доставки.

Не стоит отказываться и от тренировок. Спортзалы и бассейны сейчас закрыты, но никто не мешает подобрать подходящую программу в интернете и заниматься спортом хотя бы 10-15 минут в день. Тренера тоже оказались на карантине, поэтому активно записывают и выкладывают в сеть комплексы упражнений.

Физическая активность укрепляет иммунитет, а это сейчас особенно важно. Во время занятий активно вырабатываются «гормоны счастья» эндорфины, которые помогают бороться со стрессом и повышают работоспособность. К тому же после пандемии вы не обнаружите на себе десятка лишних килограммов, а совместные занятия всей семьей станут полезным и веселым развлечением.

Обходиться без свежего воздуха ни в коем случае нельзя. Даже в нынешних условиях стоит найти время, когда на улице практически никого нет, и прогуляться хотя бы вдоль дома. Постарайтесь почаще выходить на балкон и проветривать квартиру. Чтобы нормально работать и справляться с рабочими задачами, мозгу необходим кислород.

Переход на удаленную работу требует определенной адаптации. Постарайтесь не фокусироваться на проблемах, сложностях и страхах. Постарайтесь найти позитивные моменты: вы освоите новую для себя работу на «удаленке», сможете больше времени проводить с семьей, а не в дорожных пробках, а также сэкономите на оплате проезда или топлива.